VOORLOPIG PLAN VAN AANPAK ARTPLUS FESTIVALS
ARTPLUS FESTIVALS
Artplus Festivals is een gezamenlijk project van kerken, verenigingen, scholen, muziekscholen, artiestenverenigingen, gemeenten, provincies en media. Het doel van Artplus festivals is het opzetten van jaarlijks terugkerende evenementen in een grote diversiteit van locaties. In tegenstelling tot de meeste festivals die op één plaats en tijdstip worden georganiseerd, wordt Artplus Festivals op een groot aantal plaatsen en tijdstippen georganiseerd. Ieder evenement wordt door plaatselijke vrijwilligers en besturen georganiseerd, met behulp van een algemeen plan van aanpak en coach. De georganiseerde evenementen worden geclassificeerd volgens stijl en doelstelling. Lokale media en mond op mond reclame zorgen voor de publiciteit en de evenementen worden vermeld op de website van ArtPlus Festival. Alle evenementen zijn in lijn met de Bijbelse richtlijnen en zijn niet in strijd met breed ervaren geaccepteerde maatschappelijk normen en waarden.
ELEMENTEN VAN ARTPLUS EVENEMENTEN
Er zitten vier belangrijke evenementen in een ArtPlus Evenement.
Muziek: Ieder evenement heeft een muzikaal programma, naar de keuze van de organisatoren van ieder evenement. Zowel professionals als amateurs nemen deel aan het evenement. In het voorprogramma treden amateurs op, terwijl de (semi-)professionals het hoofdprogramma verzorgen. Ook straatmuziek (met toestemming van de autoriteiten) en samenzang kunnen deel uitmaken van het voorprogramma. De teksten van de muziek die gebracht wordt is Bijbels verantwoord en niet controversieel binnen de gemeenschap. Artiesten geven inzage in de teksten die gezongen worden.
Beeldende kunst: Allerlei kunstvormen kunnen deeluitmaken van het evenement. Exposities van amateur en professionele kunstenaars kunnen hun kunsten vertonen. Echter moet men ook denken aan klederdrachten, modeshows, presentaties, verhalenvertellers, levende beelden, verkleedpartijen, bloemencorso, ruimteversiering, tekenwedstrijden, missverkiezingen en andere elementen waarbij materialen gebruikt worden om een positieve sfeer te scheppen, al dan niet met een onderliggende positieve boodschap, die maatschappelijk en/of Bijbels verantwoord is.
Braderie: Bij de bazar kunnen allerlei goederen aangeboden worden die het welzijn van mensen en/of gemeenschap kunnen bevorderen. Sponsoren van het evenement krijgen een prominente plaats. Ook de deelnemende instanties kunnen een informatietafel krijgen. Er zijn stands waarbij lokale mensen hun ‘huisvlijt’ kunnen verkopen. Lokale horeca en uitbaters kunnen als sponsor optreden en de hapjes en drankjes verzorgen.
ORGANISATIE: De organisatie van de evenementen is gebaseerd op een centrale ArtPlus organisatie en de lokale evenementen organisatie. Beide organisaties staan los van elkaar. De ArtPlus organisatie bekostigd haar ondersteuning d.m.v. rijkssubsidies , Europese subsidies, Provinciale subsidies, giften en landelijke sponsoren. De lokale evenementen organisaties dekken hun begroting door het aantrekken van gemeentelijke subsidies, sponsorgelden en giften. De artiesten en betaalde krachten worden gecompenseerd vanuit de entreegelden en de afgedragen commissies op verkopen. Verder wordt er veel gebruik gemaakt van vrijwilligers, horeca, muziekcorpsen en ondernemers.
VERZORGING VAN HET EVENEMENT
Ieder evenement heeft een lokaal organisatieteam dat verantwoordelijk is voor de gang van zaken en rapporteert en communiceert met de centrale ArtPlus organisatie. Het Lokale Organisatie team heeft een unieke zelf gekozen naam van een persoon in de Bijbel. Het evenement krijgt een naam van een Bijbelse plaats. Zolang als het lokale organisatieteam evenementen blijft organiseren, zullen de naam van het organisatieteam en de naam van het evenement gelijk blijven. Het te organiseren evenement kan echter wel jaarlijks anders zijn. Als er meerdere evenementen jaarlijks worden georganiseerd, zullen meerdere Bijbelse plaatsnamen worden gekozen voor ieder evenement. In samenspraak met de Organisatie van ArtPlus Festivals, wordt de publiciteit verzorgd. Samen met de lokale subsidies en sponsors en ontvangen giften worden de organisatorische kosten van het evenement gedekt. Afhankelijk van de grootte van het evenement wordt bepaald welk bijdrage ArtPlus krijgt. Er is een inschrijfgeld, een percentage van de entreegelden, en een percentage van de inkomsten van de deelnemende standhouders wordt afgedragen aan de Artplus organisatie. Iedere lokale organisatie is verantwoordelijk voor het sluitend krijgen van de evenementbegroting, het aantrekken van lokale sponsors en de aanvraag van subsidies van de gemeente. ArtPlus zal helpen in het opzetten van het evenement, coaching van de organisatoren van het evenement en de landelijke publiciteit . Verder wordt gekeken welke (semi-)professionele artiesten en kunstenaars benaderd kunnen worden om het hoofdprogramma te verzorgen. De lokale organisatie zorgt voor een ceremoniemeester, standbouwers, gastheren en gastvrouwen, werving van lokaal talent en het opzetten en afwikkelen van het programma.
FINANCIËN
De lokale evenementenorganisatie zal zich moeten aanmelden bij de kamer van koophandel. Iedere lokale evenementenorganisatie zet een begroting op en een voorlopig programma. Er worden sponsoren benaderd, giften ingezameld en de gemeente wordt benaderd voor subsidie en voor vergunningen. Als de begroting ruimschoots gedekt kan worden, gaat men over tot het maken van afspraken. Sponsoren, donateurs en gemeente zorgen dus voor de bekostiging van de organisatorische aspecten van het evenement. Als de gemeente geen subsidie wenst te geven, kan gevraagd worden om een garantstelling door de gemeente, een verzekeringsbedrijf of door een sponsor, in geval het evenement financieel niet slaagt. Als de begroting en organisatorische kosten bij voorbaat niet gedekt kunnen worden, wordt het evenement uitgesteld totdat deze kosten gedekt zijn. Iedere lokale evenement organisatie zal haar eigen manier hebben om de begroting sluitend te krijgen. Om aansprakelijkheid in te dekken zal een verzekeringmaatschappij de kosten van schadeclaims moeten dekken. Er wordt entreegeld geheven bij ieder evenement. Gastheren en gastdames zorgen voor het innen van entree en het uitgeven van informatie en programma. Standhouders dragen een vast percentage af van de daginkomsten (commissie). Entreegelden en commissies zullen eerst gebruikt worden om de kosten van de deelnemende artiesten te dekken. Gedurende het evenement wordt er voor gezorgd dat geïncasseerde gelden niet ophopen, maar tijdelijk in verzekerde bewaring worden gelegd. Dit om overval of diefstal te voorkomen. Na afloop van het evenement zullen de standhouders, de gastheren/vrouwen en de uitbater een financiële verantwoording inleveren. Bij fraude wordt aangifte gedaan bij de politie. De commissies worden berekend en dadelijk afgerekend. De artiesten, gastheren/vrouwen, ondernemers, standbouwers en eventuele anderen worden via een bankoverschrijving gecompenseerd voor hun bijdrage. Alle geïnde contanten worden altijd door meerdere personen verwerkt en er moet medewerking zijn van een accountant, een advocaat of notaris binnen de lokale evenementenorganisatie.
OPSTARTEN VAN HET INITIATIEF OM EEN EVENEMENT TE ORGANISEREN
Alle begin is moeilijk en onzeker. De meeste initiatieven beginnen met een klein aantal gedreven personen. Als er minimaal drie personen bereid zijn om een initiatief voor een evenement te nemen, kunt u contact opnemen met het contactpersoon van ArtPlus Festival. U wordt uitgenodigd nadat u het inschrijfgeld hebt overgemaakt. Dit inschrijfgeld wordt gebruikt om de lopende kosten van ArtPlus Festivals te bekostigen. Het inschrijfgeld is momenteel 150 Euro en moet overgemaakt worden op giro 7166685, op naam van F.M.Vos, Hardenberg, o.v.v. Inschrijfgeld Artplus Festival.
Er is een eerste ontmoeting met de coach, voor kennismaken en te horen wat de voorlopige plannen zijn. Daarna volgt een tweede ontmoeting waarbij organisatorische aspecten worden besproken. Daarna volgen eventuele ontmoetingen met de achterban van de initiatiefnemers en besprekingen met de verscheidene instanties, sponsoren en donateurs.
Er wordt een samenwerkingscontract opgesteld tussen ArtPlus Festivals en de lokale evenementenorganisatie en indien de financiën dit toelaten, wordt de organisatie ingeschreven bij de kamer van koophandel.
Er worden vergaderingen ingepland met het doel om het evenement te gaan realiseren.
HUIDIGE SITUATIE VAN ARTPLUS FESTIVALS
Momenteel is ArtPlus Festivals in het concept stadium. Er moet nog veel werk verzet worden om daadwerkelijk evenementen te gaan organiseren. Er moeten meerdere personen gevonden worden om te gaan helpen met dit initiatief. Er worden thuisconcerten gehouden bij dhr. Vos thuis, Joodse feesten gevierd en Hebreeuwse lessen gegeven. Er is overnachting capaciteit voor circa 7 personen in het geval men van verre moet komen.
Werving
Momenteel is er geen mogelijkheid om mensen die zich willen inzetten te gaan compenseren voor hun inzet. Vrijwilligers zijn hartelijk welkom om te komen helpen met het opzetten van de organisatie van ArtPlus Festivals. We zoeken naar professionals die kennis hebben op het gebied van notariële akten, bestuursrecht, website design, financiën, evenementen organisatie, kunstenaars verenigingen, fondsenwerving, donateurswerving en sponsorwerving. Verder zoeken we naar donateurs en sponsoren die de opstartfase van ArtPlus Festivals willen helpen bekostigen. Dhr. F.M.Vos zal voorlopig fungeren als coördinator en contactpersoon.
Voorlopige vrijblijvendheid
Omdat van niemand verwacht kan worden dat hij/zij zich zonder meer zal inzetten is vrijblijvendheid in het aanvangsstadium een belangrijke factor. U kunt gerust contact opnemen om uitgenodigd te worden . Ook degenen die zich niet willen verplichten maar zich wel willen inzetten om te helpen trainen, te coachen en/of advies te geven, is hartelijk welkom. Potentiële bestuursleden moeten een Bijbel gerichte levensstijl hebben, geen strafblad hebben en expertise hebben in een bepaald vakgebied die vermeld staat onder het kopje ‘werving’.
Fondsenwerving voor ArtPlus Festivals
Giften en regelmatige donateurs zijn nodig voor de opstartfase. Verder is dhr. F.M.Vos beschikbaar voor benefiet optredens en voor het mondeling en schriftelijk geven van informatie over de doelstelling van ArtPlus Festivals. Dhr. Vos heeft het vermoeden dat er in het land veel mensen zijn die de doelstelling van ArtPlus Festivals onderschrijven of al dergelijke projecten momenteel in uitvoering hebben. Samenwerking staat hoog op de prioriteitenlijst van dhr. Vos.
Stage lopen
Dhr. Vos wordt momenteel getraind als registercoach. Dit project zal hij gebruiken om stage te lopen bij degenen die ervaring hebben met de onderwerpen die vermeld staan onder het kopje ‘werving’.
Contactpersoon:
Dhr. Francis Marcel Vos (artiesten naam: The Singing Gardener), Israëlische naam: Racham Malkishua
Kruserbrink 22
7772 XM Hardenberg
Tel. 0523 785036
Mobiel: 0654 735 705
thesinginggardener.weebly.com
[email protected]